Як вибрати правильні інструменти для роботи віддалено: поради та рекомендації

• layf_related_links:
• layf_exclude_from_feed: 0
• xyz_fbap_future_to_publish: a:3:{s:18:"post_fb_permission";i:0;s:18:"xyz_fbap_po_method";s:1:"1";s:16:"xyz_fbap_message";s:24:"{POST_TITLE} {PERMALINK}";}

Вихід на нові ринки та скорочення офісних витрат сприяли поширенню дистанційної роботи в усьому світі. Віддалена робота знижує витрати для бізнесу: на оренду офісного приміщення, вартість обладнання, обслуговування. Щоб робота віддаленої команди була ефективною, необхідно підібрати необхідні інструменти, що відповідатимуть потребам працівників та організують процес.

Типові вимоги та потреби віддалених працівників

Співробітники команди, що зайняті вирішенням робчих питань, перебуваючи у різних точках світу, потребують:

1. Організації та планування. Необхідно самостійно підтримувати дисципліну шляхом грамотно організованої та запланованої діяльності, щоб робота була виконана вчасно.
2. Знань про віддалені інструменти. Обмін миттєвими повідомленнями, управління проектами, засоби проведення відеоконференцій, обмін документами — потребують використання спеціалізованих програм.
3. Злагодженості віддаленої співпраці. Потрібно залишатися на зв’язку з колегами та керівниками, незважаючи на різницю в часових поясах.
4. Адаптивності. Віддалені співробітники повинні вчитися працювати з новими колегами, географічно розосередженою командою, адаптуватися до інноваційних технологій та інструментів, працювати у разі збоїв, підтримувати оптимальний баланс між роботою та особистим життям.
5. Мотивації. Віддалені співробітники повинні самостійно спонукати себе до дій, щоб виконувати завдання без постійного контролю.

Хмарні технології, програмне забезпечення для підтримки зв’язку, надійне інтернет-з’єднання, допоможуть задовольнити ці потреби. Важлива роль відводиться тренінгам з тайм-менеджменту.

Вибір інструментів для комунікації та співпраці

Переглянемо засоби підтримки зв’язку з колегами для ефективної співпраці:

1. Slack — універсальна платформа обміну повідомленнями та файлами в режимі реального часу.
2. Microsoft Teams — комплексний центр співпраці, що інтегрується з Microsoft 365. Дозволяє проводити відеоконференції, спілкування в чаті, обмін документами, а також планувати події у календарі. Microsoft Teams використовують Pfizer, General Electric, Accenture.
3. Zoom — платформа для відеоконференцій і вебінарів з різноманітними аудіо- та відеофункціями.
4. Google Meet — простий інструмент для відеоконференцій, який легко інтегрується з Google Workspace. Ним користуються співробітники Twitter, Airbnb, Spotify.

Серед інструментів заслуговують на увагу Worksection, Asana, Skype, Discord, Jira. Вони однаково ефективні для спілкування команди, кожен з них володіє окремими функціями і своїми перевагами.

Забезпечення безпеки та конфіденційності

Захист від несанкціонованого доступу — обов’язкова вимога до програмного забезпечення. Інструменти для роботи віддалено передбачають обмін цінною інформацією, тому надають можливості її захисту. Відповідно до законодавства, особисті дані учасників чатів також захищені.

Ефективне планування та організація

Для успішного й вчасного виконання поставлених завдань, необхідно визначити свої пріоритети, створити список завдань, оцінити загальний час, необхідний для роботи. Правильне управління часом дозволяє максимізувати продуктивність: за менший проміжок можна встигнути більше. Ефективне планування забезпечує високу якість роботи, зменшує стрес та прокрастинацію, додає впевненості в собі.

В організації робочого часу допомагають інструменти:

• список справ;
• робочий графік;
• визначення пріоритетів;
• техніка Pomodoro;
• розбивка складного завдання на кілька простих.

Створення графіку дозволяє відстежувати прогрес.

Резюме

Вибір правильних інструментів для віддаленої роботи — запорука своєчасного виконання робочих завдань та балансу особистого життя й роботи. Для оптимального добору таких інструментів, достатньо визначитися з метою їх використання, вивчити функції і спробувати застосувати на практиці.

На правах реклами