Преимущества электронного документооборота

news

Электронный документооборот в наши дни становится все более востребованным в связи со множественными преимуществами. Малый и большой бизнес, крупные предприятия постепенно переходят на электронные документы. Почему это выгодно – рассказывается далее.

Экономия средств

Особенно если у вашего предприятия большой документооборот, вы можете заметно сэкономить на бумаге, технике и услугах доставки срочных писем. А также вам не нужны огромные помещения для хранения архивной документации – https://dealssign.com/ru/ система электронного документооборота поможет вести дела еффективнее.

Документы в сохранности, простота поиска

Даже если сотрудники вашей компании – самые скрупулезные работники на свете, невозможно избежать ошибок, связанных с присвоением документам одинаковых номеров, потерей файлов.

Электронные документы невозможно потерять, они навсегда отправляются на сервера. Также все регистрационные данные присваиваются им автоматически – повторы исключены, поэтому и искать их в электронном хранилище гораздо проще.

Быстрая обработка данных

Система для электронного документооборота Deals позволяет в кратчайшие сроки обрабатывать документы. При этом доступ к одному и тому же файлу могут одновременно иметь несколько сотрудников компании. Истрия всех изменений файла сохраняется, всегда можно откатиться обратно.

Повышение дисциплины работников

Каждый электронный документ имеет статус по работе с ним, направление следования и расписанные будущие действия, можно четко отследить не только судьбу документа, но и качество работы сотрудников компании. Вы можете посмотреть, кто работал с ним, какие вносил правки, сколько времени было на это затрачено. Электронный документооборот исключает перекладывание ответственности с одного работника на другого.

Системы ЭД помогают сотрудникам видеть более актуальные задачи и браться за них в первую очередь. В каждом документе указывается срок выполнения задания, поэтому у работников есть возможность распределить своё время.

А ещё все участники процесса взаимодействуют друг с другом на площадке электронного документооборота и могут действовать более слаженно в интересах компании.

Недостатки ЭД

Хотя электронные документы – это будущее, по-прежнему некоторые предприятия не работают с ними: вам придётся готовить для них стандартные документы.

Также системы ЭД требуют настройки и обслуживания, желательно наличие администратора для крупной компании.

0 Комментариев